Btw berekenen en factuur maken: zo doe je het stap voor stap
Btw berekenen en een factuur maken horen bij elkaar. Pas als je het juiste tarief kent, zet je een bedrag goed op papier. In dit artikel leer je stap voor stap hoe je btw berekent en een factuur maakt die klopt. Handig voor zzp'ers en ondernemers die zeker willen weten dat hun facturen in orde zijn.
Welke btw-tarieven gelden in Nederland?
In Nederland zijn er drie btw-tarieven:
- 21% (hoog tarief): geldt voor de meeste goederen en diensten.
- 9% (laag tarief): geldt onder andere voor voedingsmiddelen, boeken en enkele diensten.
- 0% (nultarief): geldt vooral bij export en internationale handel.
Sinds 1 januari 2019 is het lage tarief verhoogd van 6% naar 9%. Het hoge tarief is 21% (bron). Weet je niet zeker welk tarief bij jouw product of dienst hoort? Kijk dan op de site van de Belastingdienst of vraag het aan je boekhouder. Meer uitleg vind je ook op onze pagina's over btw 21%, btw 9% en btw 0%.
Btw berekenen over een bedrag
Voordat je een factuur maakt, bereken je eerst de btw. Dat kan op twee manieren: over een bedrag exclusief btw, of uit een bedrag inclusief btw.
Btw over een bedrag exclusief btw
Werk je met een bedrag zonder btw? Dan vermenigvuldig je dat bedrag met het tarief.
- Bij 21%: €100 × 0,21 = €21 btw. Het totaal wordt €100 + €21 = €121.
- Bij 9%: €100 × 0,09 = €9 btw. Het totaal wordt €100 + €9 = €109.
Zo weet je precies welk bedrag je klant inclusief btw betaalt.
Btw uit een bedrag inclusief halen
Ken je alleen het totaalbedrag inclusief btw? Dan reken je terug. Je deelt het bedrag door 1 plus het tarief.
- Bij 21%: €121 / 1,21 = €100 exclusief. De btw is €121 − €100 = €21.
- Bij 9%: €109 / 1,09 = €100 exclusief. De btw is €109 − €100 = €9.
Meer voorbeelden vind je op onze pagina btw uit een bedrag halen. Wil je niet zelf rekenen? Gebruik dan de handige btw-calculator.
Een factuur maken: welke gegevens zijn verplicht?
Een factuur moet aan een aantal eisen van de Belastingdienst voldoen. Deze gegevens zijn verplicht:
- Je bedrijfsnaam en adres.
- Je btw-nummer (en als het van toepassing is, het btw-nummer van je klant).
- Je KvK-nummer.
- De factuurdatum.
- Een opeenvolgend, uniek factuurnummer.
- Naam en adres van je klant.
- Een omschrijving van de geleverde goederen of diensten.
- Het bedrag exclusief btw.
- Het btw-tarief (bijvoorbeeld 21% of 9%).
- Het btw-bedrag.
- Het totaalbedrag inclusief btw.
Twijfel je over de exacte eisen voor jouw situatie? Kijk dan op de site van de Belastingdienst. Je kunt het btw-nummer van een klant ook controleren via onze btw-nummer check.
Btw duidelijk op de factuur tonen
Zet op je factuur altijd apart: het bedrag exclusief btw, het btw-percentage, het btw-bedrag en het totaal inclusief btw. Zo is voor iedereen duidelijk hoe het bedrag is opgebouwd.
Voorbeeld van een factuurregel:
- Bedrag exclusief btw: €100,00
- Btw 21%: €21,00
- Totaal inclusief btw: €121,00
Meerdere tarieven op één factuur
Verkoop je producten of diensten met verschillende tarieven? Dan zet je de btw per tarief apart. Dat voorkomt fouten in je administratie en aangifte.
Voorbeeld:
- Product A: €100,00 excl. + 21% btw (€21,00) = €121,00
- Product B: €50,00 excl. + 9% btw (€4,50) = €54,50
- Totaal btw: €25,50
- Totaal inclusief btw: €175,50
Stappenplan: btw berekenen en factuur maken
Volg deze stappen om btw berekenen en factuur maken foutloos te laten verlopen:
- Bepaal het juiste tarief. Kies 21%, 9% of 0% op basis van je product of dienst.
- Reken de btw uit. Vermenigvuldig het bedrag exclusief btw met het tarief.
- Vul alle verplichte factuurgegevens in. Denk aan je btw-nummer, KvK-nummer en een opeenvolgend factuurnummer.
- Controleer je factuur. Klopt het tarief, de btw-berekening en het totaal?
- Verstuur en bewaar de factuur. Houd je administratie netjes bij voor de btw-aangifte.
Veelgemaakte fouten bij btw op facturen
Let op deze veelvoorkomende fouten:
- Verkeerd tarief kiezen. Controleer of je 21% of 9% moet rekenen.
- Btw-nummer vergeten. Dit is een verplicht gegeven op elke factuur.
- Verkeerd afronden. Rond bedragen zorgvuldig af, per regel of per totaal.
- Factuurnummer niet opeenvolgend. Gebruik altijd een logische, doorlopende nummering.
Weet je iets niet zeker? Raadpleeg bij twijfel de Belastingdienst of je boekhouder.
Btw bewaren voor je aangifte
De btw die je op je facturen berekent, vormt de basis voor je btw-aangifte. Houd daarom goed bij hoeveel btw je in rekening hebt gebracht. Val je onder de kleineondernemersregeling? Check dan de voorwaarden via onze KOR-check. Meer hulpmiddelen vind je op onze pagina met btw-tools.