Btw op zakelijke lunch aftrekbaar: hoe zit het precies?
De vraag of de btw op een zakelijke lunch aftrekbaar is, krijgen wij vaak. Het korte antwoord: de btw op eten en drinken die je in een horecagelegenheid nuttigt, mag je meestal níét terugvragen. Toch zitten er nuances in de regels. In dit artikel leggen we uit hoe het precies zit, met concrete voorbeelden.
Is de btw op een zakelijke lunch aftrekbaar?
In de meeste gevallen is de btw op een zakelijke lunch niet aftrekbaar. Dit geldt voor eten en drinken dat je ter plekke gebruikt in een restaurant, café, lunchroom of ander horecabedrijf. De Belastingdienst rekent dit tot de zogenoemde 'horecabestedingen'. Daarop geldt een aftrekbeperking.
Stel: je hebt een zakelijke lunch met een klant en de rekening is €48,15 inclusief 9% btw. De btw daarop is ongeveer €3,97. Ook al is de lunch zakelijk, deze btw mag je niet aftrekken in je btw-aangifte. Je verwerkt dan het volledige bedrag (inclusief btw) als kostenpost.
Waarom is horeca-btw meestal niet aftrekbaar?
De reden ligt in de aard van de besteding. Eten en drinken dat je direct in een horecagelegenheid consumeert, wordt gezien als een vorm van verstrekking waarbij de btw is uitgesloten van aftrek. Dit voorkomt discussie over de vraag of iemand privé of zakelijk eet. De regel geldt ongeacht of je alleen luncht of met een zakenrelatie.
Veel horeca valt onder het lage tarief. Meer over wanneer welk tarief geldt, lees je op onze pagina over btw 9%. Voor bijvoorbeeld alcoholische dranken geldt vaak het hoge tarief; zie btw 21%.
Wanneer mag je de btw wél terugvragen?
Er zijn situaties waarin de btw op eten en drinken wél aftrekbaar is. Het gaat dan meestal niet om een klassieke horecalunch, maar om andere kosten:
1. Eten en drinken van de supermarkt of cateraar
Koop je broodjes, koffie of lunchproducten bij de supermarkt of via een cateraar en gebruik je die op kantoor, dan is de btw in principe wél aftrekbaar. Let op: er geldt een grens per medewerker per jaar. Kom je boven die grens, dan kan de aftrek alsnog worden beperkt. Raadpleeg bij twijfel de Belastingdienst of je boekhouder.
2. Eten dat je inkoopt om door te verkopen
Run je zelf een horecazaak, dan is de btw op ingekochte ingrediënten en dranken gewoon aftrekbaar. Dat hoort bij je normale bedrijfsvoering.
3. Verblijfskosten tijdens een reis
Ook hier speelt de horeca-aftrekbeperking. De btw op maaltijden in een restaurant tijdens een zakenreis is doorgaans niet aftrekbaar, ook al is de reis zakelijk.
Rekenvoorbeeld: lunch in het restaurant
Je lunch met een leverancier kost €50 inclusief 9% btw.
- Btw-deel: €50 − (€50 / 1,09) = ongeveer €4,13
- Aftrekbaar: €0
- Kostenpost in je boekhouding: €50 (inclusief btw)
Omdat de btw niet aftrekbaar is, boek je het volledige bedrag als kosten. Voor de inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting geldt trouwens een eigen aftrekbeperking voor representatiekosten. Dat staat los van de btw.
Rekenvoorbeeld: broodjes van de supermarkt
Je koopt voor een teamlunch broodjes bij de supermarkt voor €30 inclusief 9% btw.
- Btw-deel: €30 − (€30 / 1,09) = ongeveer €2,48
- Aftrekbaar: in principe €2,48, mits je onder de jaargrens per medewerker blijft
Het verschil met de restaurantlunch is dus duidelijk: bij inkoop voor eigen gebruik op kantoor kun je de btw vaak wél verrekenen.
Zo houd je het overzichtelijk in je administratie
Gebruik voor je administratie deze vuistregels:
- Horeca ter plaatse (restaurant, café, lunchroom): btw niet aftrekbaar.
- Inkoop bij supermarkt of cateraar voor gebruik op kantoor: btw meestal wel aftrekbaar, let op de jaargrens.
- Alcohol en drankjes op locatie: valt onder de horecabeperking, niet aftrekbaar.
Wil je snel het btw-bedrag van een rekening uitrekenen? Gebruik dan onze btw-calculator. Handig om te controleren welk deel btw is, ook als je die niet mag aftrekken.
Btw controleren bij zakelijke uitgaven
Bij grotere zakelijke bestedingen is het slim om de leverancier te controleren. Twijfel je of een factuur klopt? Je kunt eenvoudig een btw-nummer checken om te zien of een bedrijf btw-plichtig is. Zo voorkom je fouten in je aangifte.
De regels rond de aftrek van btw op eten en drinken zijn genuanceerd. De hoofdlijn is helder: een zakelijke lunch in de horeca levert je geen btw-teruggaaf op, maar inkoop voor kantoor vaak wel. Twijfel je in een specifieke situatie? Raadpleeg dan de Belastingdienst of je boekhouder.