Btw berekenen bij export buiten de EU: zo werkt het

Verkoop je goederen aan een klant buiten de Europese Unie? Dan hoef je meestal geen btw te berekenen. Bij export buiten de EU geldt vaak het 0%-tarief. In dit artikel leggen we uit wanneer dat mag, welk bewijs je nodig hebt en hoe je het verwerkt in je administratie.

Wat betekent btw berekenen bij export buiten de EU?

Export betekent dat je goederen verkoopt aan een afnemer in een land buiten de Europese Unie. Denk aan landen zoals de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk, Zwitserland of Japan. Bij zulke verkopen mag je in Nederland het 0%-btw-tarief toepassen. Je berekent dan wel btw, maar tegen een percentage van 0%.

Dat klinkt vreemd, maar er is een duidelijke reden. De btw is een verbruiksbelasting. Wordt een product buiten de EU verbruikt, dan hoort daar geen Nederlandse btw bij. De belasting verschuift naar het land van bestemming. Daar betaalt de afnemer meestal invoerrechten of lokale belasting bij de douane.

Let op: het 0%-tarief is iets anders dan een vrijstelling. Bij het 0%-tarief mag je de btw op je inkopen en kosten gewoon aftrekken. Bij een vrijstelling niet. Dit onderscheid is belangrijk voor je btw berekening.

Wanneer geldt het 0%-tarief bij export?

Je mag het 0%-tarief alleen toepassen als je aan de voorwaarden voldoet. De twee belangrijkste zijn:

• De goederen verlaten daadwerkelijk het grondgebied van de EU.
• Je kunt dit met documenten aantonen.

Kun je niet bewijzen dat de goederen de EU hebben verlaten? Dan mag je het 0%-tarief niet toepassen. Je bent dan alsnog het normale btw-tarief van 21% verschuldigd. Bewaar daarom altijd je exportbewijzen.

Welk bewijs heb je nodig?

De Belastingdienst wil zien dat de goederen echt zijn uitgevoerd. Je administratie moet dit onderbouwen. Handige documenten zijn onder andere:

• De uitvoeraangifte bij de douane (met een bevestiging van uitgang).
• Vervoersdocumenten, zoals een vrachtbrief of CMR.
• De factuur met naam en adres van de buitenlandse afnemer.
• Betalingsbewijzen.
• Correspondentie over de bestelling en levering.

Hoe meer bewijs je verzamelt, hoe beter. Zonder een sluitend dossier loop je het risico dat je de btw achteraf moet betalen.

Rekenvoorbeeld: btw berekenen bij export buiten de EU

Stel, je verkoopt een machine voor €5.000 aan een klant in de Verenigde Staten. De machine wordt vanuit Nederland naar de VS verzonden. Je hebt een geldige uitvoeraangifte en een vrachtbrief.

Dan bereken je de btw zo:

€5.000 × 0% = €0 btw

Je factureert dus €5.000 zonder btw. Op je factuur zet je een vermelding zoals "Uitvoer, btw 0%" of "Export, 0% btw". Zo is voor iedereen duidelijk waarom er geen btw op de factuur staat.

Ter vergelijking: zou je dezelfde machine binnen Nederland verkopen, dan bereken je wel btw. Dat wordt dan €5.000 × 0,21 = €1.050 aan btw. De klant betaalt dan €6.050 in totaal.

Goederen versus diensten: let op het verschil

De regels hierboven gaan over goederen. Bij diensten aan afnemers buiten de EU gelden andere regels. Vaak is de dienst dan belast in het land van de afnemer, of valt de heffing weg. Dit hangt af van het soort dienst en het type klant (particulier of ondernemer).

Omdat diensten complex zijn, is het verstandig om per situatie te controleren wat er geldt. Raadpleeg bij twijfel de Belastingdienst of je boekhouder.

Zo verwerk je export in je btw-aangifte

Export buiten de EU vermeld je in je btw-aangifte in de rubriek voor leveringen naar landen buiten de EU. Je vult daar het bedrag van je omzet in, zonder btw. De btw over die omzet is namelijk 0%.

De btw die je zelf hebt betaald op inkopen en kosten voor deze export mag je gewoon terugvragen als voorbelasting. Dat is een groot voordeel van het 0%-tarief. Zorg dat je facturen en douanedocumenten netjes op orde zijn, zodat je aangifte klopt.

Controleer altijd de status van je afnemer

Bij verkoop binnen de EU is het slim om het btw-nummer van je zakelijke klant te controleren. Dat kun je doen met een btw-nummer check. Bij export buiten de EU speelt het btw-nummer geen rol, omdat die landen niet in het EU-btw-systeem zitten. Toch is het verstandig om de identiteit en het adres van je afnemer goed vast te leggen.

Samengevat

Bij btw berekenen bij export buiten de EU geldt bijna altijd het 0%-tarief. Je factureert zonder btw, maar alleen als je kunt bewijzen dat de goederen de EU echt hebben verlaten. Bewaar je uitvoeraangiften, vrachtbrieven en facturen zorgvuldig. Vermeld op je factuur duidelijk dat het om export gaat. En weet je iets niet zeker? Vraag het aan de Belastingdienst of je boekhouder. Zo voorkom je naheffingen en houd je je administratie op orde.