Btw over reiskosten berekenen: zo doe je het goed
Wil je btw over reiskosten berekenen? Dan is het belangrijk om te weten dat niet elk vervoermiddel hetzelfde btw-tarief kent. Voor personenvervoer geldt vaak het lage tarief van 9%, terwijl bijvoorbeeld brandstof onder het hoge tarief van 21% valt. In dit artikel leggen we per situatie uit hoe je de btw over reiskosten berekent en wanneer je deze mag aftrekken.
Welk btw-tarief geldt over reiskosten?
Het btw-tarief hangt af van het soort reiskosten. In Nederland kennen we drie tarieven: 21% (hoog), 9% (laag) en 0% (nul). Voor reiskosten zie je vooral het lage en hoge tarief terug.
- Personenvervoer zoals trein, bus, tram, metro en taxi valt meestal onder het lage tarief van 9%.
- Brandstof, autohuur en parkeren vallen doorgaans onder het hoge tarief van 21%.
- Internationaal vliegvervoer valt vaak onder het 0%-tarief, maar de regels verschillen per situatie.
Omdat de tarieven verschillen, moet je per bonnetje kijken welk percentage van toepassing is. Twijfel je? Raadpleeg bij twijfel de Belastingdienst of je boekhouder.
Btw over reiskosten berekenen met een rekenvoorbeeld
Stel, je koopt een treinkaartje van €30 inclusief btw. Hierover geldt het lage tarief van 9%. De btw haal je dan als volgt uit het bedrag:
- Bedrag inclusief btw: €30
- Btw = €30 − (€30 ÷ 1,09) = €30 − €27,52 = €2,48
- Bedrag exclusief btw: €27,52
Bij het hoge tarief werkt het net zo, maar dan reken je met 1,21. Tank je voor €60 inclusief btw?
- Btw = €60 − (€60 ÷ 1,21) = €60 − €49,59 = €10,41
- Bedrag exclusief btw: €49,59
Wil je dit snel uitrekenen zonder handmatig te delen? Gebruik dan onze btw-calculator. Daarmee bereken je in één oogwenk de btw over elk reiskostenbedrag.
Btw over reiskosten met de auto
Rij je zakelijk met je eigen auto of een leaseauto? Dan zit er btw op verschillende kostenposten:
Brandstof
Over brandstof betaal je 21% btw. Bewaar je tankbonnen goed, want je hebt ze nodig voor je btw-aangifte. Reken je een bedrag van €50 inclusief btw af, dan is de btw €50 − (€50 ÷ 1,21) = €8,68.
Onderhoud en reparatie
Ook onderhoud, banden en reparaties vallen onder het hoge tarief van 21%. Deze btw mag je in principe aftrekken, voor zover je de auto zakelijk gebruikt.
Privégebruik
Gebruik je de auto ook privé? Dan mag je niet alle btw aftrekken. Voor privégebruik geldt een correctie. De Belastingdienst hanteert hiervoor een vast percentage of een berekening op basis van werkelijk gebruik. Dit is een specifiek onderwerp; laat je hierover goed informeren.
Btw over openbaar vervoer
Reis je met de trein, bus, tram of metro voor je werk? Dan betaal je 9% btw. Deze btw mag je aftrekken als voorbelasting, mits de reis zakelijk is. Let op: op je NS-factuur of ov-overzicht staat het btw-bedrag meestal apart vermeld. Vraag dus altijd om een factuur met btw-specificatie.
Ook een taxirit valt onder het lage tarief van 9%. Zo bereken je de btw over een taxirit van €22:
- Btw = €22 − (€22 ÷ 1,09) = €22 − €20,18 = €1,82
Btw over vliegtickets en buitenlandse reizen
Vliegtickets voor internationale vluchten vallen vaak onder het 0%-tarief. Er zit dan geen aftrekbare btw op. Reis je binnen Nederland per vliegtuig, dan kan een ander tarief gelden.
Maak je zakelijke kosten in het buitenland, bijvoorbeeld een hotel of tankbeurt in België of Duitsland? Dan reken je met de btw-tarieven van dat land. Buitenlandse btw kun je meestal niet zomaar in je Nederlandse aangifte aftrekken, maar mogelijk wel terugvragen via een aparte procedure.
Btw over reiskosten aftrekken: waar let je op?
Om de btw over reiskosten te mogen aftrekken, moet aan een paar voorwaarden zijn voldaan:
- De kosten zijn zakelijk. Alleen zakelijke reizen tellen mee.
- Je hebt een geldige factuur of bon. Op de factuur staat het btw-bedrag apart vermeld.
- Je bent btw-plichtig. Ondernemers die alleen vrijgestelde diensten leveren, kunnen de btw meestal niet aftrekken.
Controleer bij twijfel ook of je zakenpartner een geldig btw-nummer heeft. Dat doe je eenvoudig via btw-nummer checken.
Kort samengevat
Btw over reiskosten berekenen draait om één vraag: welk tarief geldt? Personenvervoer valt meestal onder 9%, brandstof en autokosten onder 21% en internationale vluchten vaak onder 0%. Reken de btw uit door het bedrag te delen door 1,09 of 1,21 en het verschil te nemen. Bewaar altijd je bonnen en facturen, zodat je de btw netjes kunt aftrekken. Wil je meer weten over de Nederlandse regels? Lees dan onze pagina over btw in Nederland. Raadpleeg bij twijfel altijd de Belastingdienst of je boekhouder.