VIES btw-check: buitenlands btw-nummer controleren
Handel je met bedrijven in andere EU-landen? Dan is de VIES btw check onmisbaar. Met deze gratis controle kijk je of een buitenlands btw-nummer echt geldig is. Dat is belangrijk, want alleen bij een geldig nummer mag je vaak het 0%-tarief toepassen. In dit artikel leggen we precies uit hoe de VIES btw check werkt en waar je op moet letten.
Wat is de VIES btw check?
VIES staat voor VAT Information Exchange System. Het is een online systeem van de Europese Commissie. Met de VIES btw check controleer je of het btw-nummer van een bedrijf in een ander EU-land klopt en actief is.
Je vindt de tool op de website van de Europese Commissie. Je vult twee dingen in:
- het land waar het bedrijf gevestigd is;
- het btw-nummer zelf.
Het systeem geeft daarna aan of het nummer geldig of ongeldig is. Soms zie je ook de naam en het adres van het bedrijf, maar dat hangt af van het land.
Waarom heet het VIES en niet gewoon btw-controle?
VIES is een Europees systeem dat de btw-databases van alle EU-lidstaten aan elkaar koppelt. Elk land beheert zijn eigen gegevens. Als je een nummer controleert, stelt VIES de vraag door naar de belastingdienst van dat land. Zo krijg je een actueel antwoord.
Waarom is de VIES btw check zo belangrijk?
Bij handel binnen de EU geldt vaak een bijzondere regel: je levert aan een buitenlandse ondernemer met het btw 0%-tarief. Dit heet een intracommunautaire levering. De btw wordt dan verlegd naar de afnemer.
Maar dat mag alleen als de afnemer echt een ondernemer is met een geldig btw-nummer. Kun je dat niet aantonen? Dan loop je een risico. De Belastingdienst kan achteraf zeggen dat je toch btw had moeten rekenen. Die btw moet je dan alsnog zelf betalen.
Door de VIES btw check vooraf te doen, bescherm je jezelf. Je hebt bewijs dat je het nummer hebt gecontroleerd op het moment van de transactie.
Rekenvoorbeeld
Stel, je verkoopt voor €10.000 aan een klant in Duitsland. De klant geeft je een geldig Duits btw-nummer.
- Klopt het nummer? Dan factureer je €10.000 met 0% btw. De klant regelt de btw zelf in eigen land.
- Klopt het nummer niet? Dan moet je mogelijk gewoon Nederlandse btw rekenen: €10.000 × 0,21 = €2.100 btw. Reken je die niet en blijkt het nummer ongeldig, dan kun je die €2.100 zelf verschuldigd zijn.
Het verschil is groot. Een controle van een paar seconden voorkomt zo een onverwachte naheffing.
Hoe doe je de VIES btw check stap voor stap?
Volg deze stappen om een buitenlands btw-nummer te controleren:
- Ga naar de VIES-website van de Europese Commissie.
- Kies het land van je afnemer.
- Vul het btw-nummer in, zonder spaties of streepjes.
- Klik op controleren.
- Lees de uitslag: geldig of ongeldig.
- Sla het resultaat op, bijvoorbeeld met een schermafbeelding of het consultatienummer.
Dat laatste is belangrijk. Bewaar altijd een bewijs van de controle bij je administratie. Zo kun je later aantonen dat je zorgvuldig bent geweest.
Verschil met een Nederlands btw-nummer checken
De VIES btw check is bedoeld voor buitenlandse EU-nummers. Wil je een Nederlands nummer controleren, dan kun je dat ook via VIES doen. Handig is onze eigen uitleg over het btw-nummer checken. Daar lees je hoe je een nummer stap voor stap verifieert.
Wat als het btw-nummer ongeldig is?
Een ongeldige uitslag betekent niet altijd fraude. Er kunnen meerdere oorzaken zijn:
- Een typefout in het nummer.
- Het bedrijf is net gestart en het nummer is nog niet verwerkt.
- Het nummer is niet vrijgegeven voor EU-transacties.
- Het land heeft een tijdelijke storing.
Vraag in dat geval het nummer opnieuw op bij je klant. Controleer of je het juist hebt overgenomen. Blijft de uitslag ongeldig, dan reken je voor de zekerheid gewoon btw. Voor binnenlandse leveringen gelden de normale tarieven, zoals btw 21% of btw 9%.
Raadpleeg bij twijfel altijd de Belastingdienst of je boekhouder. Zij kunnen beoordelen of je het 0%-tarief mag toepassen.
VIES btw check en je facturen
Controleer je nummer, dan is dat pas het begin. Op je factuur voor een intracommunautaire levering moet je een aantal dingen vermelden:
- jouw eigen btw-nummer;
- het gecontroleerde btw-nummer van je afnemer;
- de tekst dat de btw is verlegd.
Wil je het bedrag exclusief of inclusief btw snel omrekenen? Gebruik dan onze btw-calculator. Zo weet je precies welk bedrag op je factuur komt.
Handel met specifieke landen
Veel Nederlandse ondernemers doen zaken met buurlanden. De btw-regels verschillen per land. Bekijk daarom onze pagina's over btw in Duitsland en België. Voor binnenlandse leveringen is de uitleg over btw in Nederland handig.
De VIES btw check blijft daarbij je belangrijkste hulpmiddel. Het kost weinig tijd en beschermt je tegen naheffingen. Maak er dus een vaste stap van bij elke nieuwe buitenlandse klant.