Btw-factuur: verplichte gegevens en bewaarplicht
Een correcte btw-factuur is meer dan een net opgemaakt document: het is een wettelijk verplicht bewijsstuk waarmee jij btw afdraagt en je klant voorbelasting kan terugvragen. Ontbreekt er een verplicht gegeven, dan kan de Belastingdienst de aftrek bij je klant weigeren. In dit artikel zetten we op een rij wat er precies op een btw-factuur moet staan en hoe lang je facturen moet bewaren.
Welke gegevens zijn verplicht op een btw-factuur?
Voor een volledige btw-factuur gelden vaste eisen. De belangrijkste verplichte gegevens zijn:
- De volledige naam en het adres van jou als leverancier én van je klant.
- Je btw-identificatienummer (en bij handel binnen de EU vaak ook dat van je klant).
- Je KvK-nummer.
- Een uniek, opeenvolgend factuurnummer.
- De factuurdatum en de datum waarop de levering of dienst plaatsvond.
- Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten en het aantal.
- Het bedrag exclusief btw, het gehanteerde btw-tarief en het btw-bedrag.
Gebruik je meerdere tarieven op één factuur, splits dan per tarief. Een overzicht van de geldende percentages vind je in ons overzicht van de btw-tarieven.
Gewone factuur versus vereenvoudigde factuur
Voor kleine bedragen mag je een vereenvoudigde factuur sturen. Daarop hoeven minder gegevens te staan: bijvoorbeeld geen volledige klantgegevens. Wel blijven je eigen gegevens, de datum, een omschrijving en het btw-bedrag verplicht. Een vereenvoudigde factuur is handig voor losse, kleine verkopen, maar bij zakelijke klanten die btw willen terugvragen is een volledige factuur vaak veiliger.
Rekenvoorbeeld: btw op je factuur
Stel je levert een dienst van € 500 exclusief btw tegen het algemene tarief van 21%. Je rekent dan: € 500 × 0,21 = € 105 btw. Op de factuur zet je dus € 500 exclusief, € 105 btw en € 605 als totaalbedrag. Wil je dit snel narekenen, gebruik dan onze btw-calculator of de pagina over 21% btw. Lever je producten of diensten met een laag tarief, kijk dan bij 9% btw.
Factuur naar het buitenland en btw verlegd
Lever je aan een ondernemer in een ander EU-land, dan verleg je vaak de btw naar je klant. Op de factuur reken je dan 0% of geen btw, vermeld je beide btw-identificatienummers en zet je de tekst 'btw verlegd' erop. De klant geeft de btw zelf aan in zijn eigen land. Wat verleggen precies inhoudt, lees je in ons artikel over btw verlegd. Voor de bredere context van grensoverschrijdend zakendoen helpt de pagina over e-commerce en btw.
Hoe lang moet je een btw-factuur bewaren?
Voor je administratie geldt in Nederland een bewaarplicht van 7 jaar. Dit geldt voor zowel verkoop- als inkoopfacturen. Voor gegevens over onroerende zaken kan een langere termijn gelden. Bewaar facturen op een manier waarop ze leesbaar en controleerbaar blijven; een digitale kopie is toegestaan zolang de inhoud niet wijzigt. Een ordelijke administratie is bovendien de basis om later correct btw terug te vragen.
Veelgemaakte fouten
Let op deze veelvoorkomende fouten op een btw-factuur:
- Factuurnummers die niet doorlopen of dubbel voorkomen.
- Een ontbrekend of onjuist btw-identificatienummer.
- Btw rekenen terwijl je onder de kleineondernemersregeling valt — lees daarover de KOR-uitleg.
- Geen vermelding 'btw verlegd' bij een verlegde factuur.
Controleer elke factuur kort voordat je hem verstuurt; een correcte btw-factuur voorkomt vragen van klanten én van de Belastingdienst.
Deze informatie is algemeen van aard en geen bindend fiscaal advies. Raadpleeg voor jouw situatie de Belastingdienst of een fiscaal adviseur.