Voorbelasting aftrekken: welke btw kun je terugvragen?
Voorbelasting is de btw die je als ondernemer betaalt over je zakelijke inkopen en kosten. Die btw mag je in je aangifte aftrekken van de btw die je zelf in rekening brengt, zodat je per saldo minder afdraagt of zelfs btw terugkrijgt. Maar niet alle btw is zomaar aftrekbaar — in dit artikel lees je welke voorbelasting je wél en níet kunt terugvragen.
Wat is voorbelasting precies?
Koop je iets in voor je onderneming, dan betaal je daarover btw aan je leverancier. Die btw is jouw voorbelasting. In je btw-aangifte trek je deze af van de btw die je over je omzet ontvangt. Het verschil draag je af aan de Belastingdienst, of je krijgt het terug. De basis voor aftrek is altijd een correcte factuur op naam van je onderneming.
Zakelijk versus privé
Alleen btw op kosten die je voor je onderneming maakt, is aftrekbaar als voorbelasting. Koop je iets puur privé, dan kun je de btw niet terugvragen. Gebruik je iets deels zakelijk en deels privé, dan mag je alleen het zakelijke deel aftrekken. Hou de zakelijke en privé-uitgaven daarom strikt gescheiden, het liefst via een aparte zakelijke rekening.
Gemengde kosten: een rekenvoorbeeld
Stel je koopt een laptop van € 1.000 exclusief btw, dus € 210 btw (€ 1.000 × 0,21). Je gebruikt de laptop voor 80% zakelijk en 20% privé. Dan mag je 80% van € 210 = € 168 als voorbelasting aftrekken. Het privédeel van € 42 blijft voor eigen rekening. Voor het narekenen van btw-bedragen kun je onze btw-calculator gebruiken; een overzicht van tarieven staat bij 21% btw en 9% btw.
Beperkingen: auto, eten en drinken
Voor sommige kosten geldt een beperking op de aftrek van voorbelasting:
- Eten en drinken in de horeca: btw op consumpties in een horecagelegenheid is in de regel niet aftrekbaar.
- Auto van de zaak met privégebruik: je trekt de btw af, maar voor het privégebruik moet je aan het eind van het jaar een correctie maken.
- Relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen: boven bepaalde grenzen kan de aftrek beperkt zijn.
Deze regels zijn gedetailleerd; controleer je specifieke situatie bij de Belastingdienst.
Administratie en bonnen
Geen factuur of bon, geen aftrek. Om voorbelasting terug te vragen heb je een geldig bewijsstuk nodig met daarop de btw vermeld. Let op deze punten:
- Bewaar alle inkoopfacturen en bonnen; de bewaarplicht is 7 jaar.
- Zorg dat facturen op naam van je onderneming staan.
- Controleer of de btw-factuur alle verplichte gegevens bevat.
Een ordelijke administratie is de kern van correct aftrekken. Hoe je de teruggave in de praktijk regelt, lees je in ons artikel over btw terugvragen als zzp'er.
Voorbelasting en de KOR
Maak je gebruik van de kleineondernemersregeling, dan reken je geen btw en kun je doorgaans ook géén voorbelasting aftrekken. Of de KOR voor jou voordelig is, hangt af van je kosten en omzet. Lees daarover de uitleg over de kleineondernemersregeling. De KOR-omzetgrens ligt op € 20.000 per jaar.
Samenvatting checklist
- Is de kostenpost zakelijk? Alleen dan is de btw voorbelasting.
- Bij gemengd gebruik: trek alleen het zakelijke deel af.
- Heb je een geldige factuur of bon met btw erop?
- Geldt er een beperking (horeca, auto, geschenken)?
- Val je niet onder de KOR die aftrek uitsluit?
Deze informatie is algemeen van aard en geen bindend fiscaal advies. Raadpleeg voor jouw situatie de Belastingdienst of een fiscaal adviseur.